Gültig ab: 26. November 2025
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung der mobilen Anwendung trainity Record (nachfolgend „App" oder „Service") für die Betriebssysteme iOS und Android.
Anbieter (Diensteanbieter):
trainity GmbH
August-Wilhelm-Kühnholz-Straße 5
26135 Oldenburg
Deutschland
Geschäftsführer: Kimon Schulz
Handelsregister: HRB 222843
E-Mail: mail@trainity-ai.de
Telefon: +49 178 2117211
Website: https://trainity-ai.de/record
Nutzer (Verbraucher/Auftraggeber):
Jede natürliche Person, die die App herunterladen und nutzen möchte.
Geltung:
Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen trainity GmbH und dem Nutzer bezüglich der Nutzung der App. Mit dem Download und der Installation der App sowie der Registrierung stimmen Sie diesen AGB verbindlich zu.
Die App trainity Record bietet folgende Funktionen und Services:
Die App ermöglicht es dem Nutzer, Audio-Aufnahmen von Gesprächen durchzuführen und diese mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz zu verarbeiten. Das Service umfasst insbesondere:
Die App funktioniert nach folgende technischen Vorgaben:
Die Audio-Aufnahmen werden nach folgendem Prozess verarbeitet:
Der Nutzer bestätigt, dass die trainity GmbH keine Garantie für die Genauigkeit, Vollständigkeit oder Zuverlässigkeit der Transkriptionen, Zusammenfassungen oder Analysen gibt. Die KI-generierten Ergebnisse basieren auf automatisierten Prozessen und können Fehler enthalten. Der Nutzer ist selbst verantwortlich für die Überprüfung und Validierung der generierten Inhalte.
Die Nutzung der App setzt eine vorherige Registrierung voraus. Bei der Registrierung müssen folgende Angaben gemacht werden:
Nach der Registrierung erhält der Nutzer einen Verifizierungscode per E-Mail. Der Nutzer muss diesen Code in der App eingeben, um sein Konto zu aktivieren. Ohne erfolgreiche E-Mail-Verifizierung kann die App nicht vollständig genutzt werden.
Die App darf nur von Personen ab 18 Jahren genutzt werden. Minderjährige dürfen die App nur mit ausdrücklichem schriftlichem Einverständnis ihrer Erziehungsberechtigten nutzen.
Der Nutzer ist allein verantwortlich für:
Der Nutzer erklärt sich verpflichtet, die trainity GmbH sofort zu benachrichtigen, falls Verdacht auf Missbrauch seines Kontos besteht.
Der Nutzer verpflichtet sich, die App nur für zulässige Zwecke zu nutzen und dabei folgende Grenzen einzuhalten:
Verstöße gegen diese Grenzen können zur sofortigen Sperrung des Kontos führen.
Der Nutzer darf die App nicht für folgende Zwecke nutzen:
Der Nutzer darf die App nicht wie folgt verwenden:
Bei Verstößen gegen diese Bedingungen behält sich die trainity GmbH das Recht vor:
Die Testversion wird kostenlos zur Verfügung gestellt und umfasst:
Das Basic-Abonnement wird wie folgt angeboten:
Zusätzlich zu den monatlichen Kontingenten können Nutzer Depot-Pakete mit zusätzlichen Minuten erwerben:
500-Minuten-Paket:
1.000-Minuten-Paket:
2.000-Minuten-Paket:
Das Kontingent wird wie folgt berechnet und verbraucht:
Die Zahlungsabwicklung erfolgt wie folgt:
Mit der Zahlungsaufforderung werden folgende Bedingungen wirksam:
Der Nutzer kann sein Abonnement jederzeit kündigen. Eine Mindestlaufzeit besteht nicht.
Die Kündigung kann auf folgende Wege erfolgen:
Nach Kündigung gelten folgende Bedingungen:
Der Nutzer kann sein Abonnement jederzeit erneut aktivieren, indem er einen neuen Abonnementplan auswählt. Die Wiederaktivierung führt zu sofortigen Zahlungsverpflichtungen.
Verbraucher haben das Recht, den Vertrag innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Die Widerrufsfrist beginnt mit dem Abschluss des Vertrags (Kaufbestätigung).
Das Widerrufsrecht erlischt bei folgenden Bedingungen:
Der Widerruf kann wie folgt erklärt werden:
Bei gültigem Widerruf erfolgt folgende Rückerstattung:
Nach Ablauf der 14-tägigen Widerrufsfrist besteht keine Rückerstattungsmöglichkeit für:
Die Erstellung eines Teams und das Einladen von Mitgliedern ist wie folgt organisiert:
Die Rollen sind wie folgt definiert:
Owner-Rolle:
Member-Rolle:
Das Kontingent wird im Team wie folgt verwaltet:
Mitglieder können das Team wie folgt verlassen:
Der Nutzer kann sein Konto und alle zugehörigen Daten jederzeit löschen:
Bei Löschung des Kontos werden folgende Daten sofort und unwiderruflich gelöscht:
Folgende Daten werden nicht automatisch gelöscht und müssen vom Nutzer manuell gelöscht werden:
Die trainity GmbH behält sich das Recht vor, ein Konto zu löschen, falls:
Mitteilung: Der Nutzer wird vor Löschung benachrichtigt (außer bei schwerwiegenden Verstößen).
Die Löschung des Kontos ist unwiderruflich. Nach der Löschung:
Die Verfügbarkeit der App wird wie folgt garantiert:
Die App erfordert folgende Mindestanforderungen:
Der technische Support wird wie folgt angeboten:
Der Nutzer kann Fehler berichten und Feedback geben:
Die trainity GmbH haftet nicht für:
Insoweit die trainity GmbH haftet, ist die Haftung begrenzt auf:
Es besteht keine Gewährleistung für:
Die Transkriptionen und Analysen werden „wie besehen" („as-is") bereitgestellt. Der Nutzer ist selbst verantwortlich für die Überprüfung und Validierung aller generierten Inhalte.
Der Nutzer trägt volle Verantwortung für die berufliche Nutzung:
Der Nutzer behält die Eigentumsrechte an seinen Inhalten wie folgt:
Die trainity GmbH behält folgende Rechte:
Der Nutzer darf die Transkripte, Analysen oder Inhalte nicht:
Zuwiderhandlungen können zu rechtlichen Verfahren führen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der separaten Datenschutzerklärung:
Datenschutzerklärung: https://trainity-ai.de/record/datenschutz
Der Nutzer erkennt an, dass er die Datenschutzerklärung gelesen und akzeptiert hat. Die Zustimmung zur Datenschutzerklärung ist Voraussetzung für die Nutzung der App.
Der Nutzer verpflichtet sich ausdrücklich und zwingend, keine Personendaten in seinen Audio-Aufnahmen zu nennen. Dies umfasst insbesondere:
Diese Verpflichtung wurde vom Nutzer bei Registrierung ausdrücklich akzeptiert. Der Nutzer wird bei Verstoß voll haftbar gemacht.
Die Transkripte werden wie folgt gespeichert:
Die Backend-Systeme speichern nur Metadaten:
Folgende Drittanbieter verarbeiten Daten für die Service-Erbringung:
Alle Drittanbieter sind vertraglich verpflichtet, sich an die DSGVO-Anforderungen zu halten.
Die trainity GmbH behält sich das Recht vor, diese AGB zu ändern:
Preisänderungen werden wie folgt gehandhabt:
Die trainity GmbH bietet folgende Streitbeilegungsmöglichkeiten:
Diese AGB, zusammen mit der Datenschutzerklärung und ggf. weiteren Dokumenten, bilden den gesamten Vertrag zwischen Nutzer und trainity GmbH. Alle vorherigen Vereinbarungen sind hinfällig.
Abweichungen von diesen AGB sind nur gültig, wenn sie schriftlich von einem Vertreter der trainity GmbH bestätigt werden.
Ärzte und Zahnärzte, die die App nutzen, müssen zusätzlich folgende Anforderungen erfüllen:
Rechtsanwälte, die die App nutzen, müssen zusätzlich folgende Anforderungen erfüllen:
Sonstige berufliche Nutzer müssen folgende Anforderungen erfüllen:
Für Fragen, Beschwerden oder Support kontaktieren Sie uns bitte unter:
Per E-Mail:
mail@trainity-ai.de
Per Telefon:
+49 178 2117211
Postanschrift:
trainity GmbH
August-Wilhelm-Kühnholz-Straße 5
26135 Oldenburg
Deutschland
Website:
https://trainity-ai.de/record
Geschäftsstunden:
Montag bis Freitag, 9:00 Uhr bis 18:00 Uhr (deutsche Zeit)
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der trainity GmbH und Nutzern der App trainity Record. Sie wurden zuletzt am November 2025 aktualisiert.
Mit dem Download und der Installation der App sowie mit der Registrierung erklärt sich der Nutzer verbindlich an diese AGB gebunden.
Die trainity GmbH behält sich vor, diese AGB jederzeit zu aktualisieren. Die aktualisierte Fassung ist auf der Website verfügbar unter:
https://trainity-ai.de/record/agb
Ende der Allgemeinen Geschäftsbedingungen für trainity Record
Stand: 26. November 2025
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für kaya folgen, sobald das Produkt live ist.
Stand: 26. November 2025
Vielen Dank, dass Sie unser System nutzen.
Unternehmensangaben: trainity GmbH, August-Wilhelm-Kühnholz-Straße 5, 26135 Oldenburg, Deutschland. Registergericht: Amtsgericht Oldenburg, HRB 222843.
Vertretungsberechtigt: Geschäftsführer Kimon Schulz.
Mit dem nachfolgenden Vertragswerk stellt die trainity GmbH („trainity" oder „Anbieter") ein vollständiges, modular aufgebautes Set rechtsverbindlicher Dokumente bereit. Die Wirksamkeit tritt durch rein digitale Zustimmung ein (insbesondere durch Ankreuzen einer Zustimmungs-Checkbox im Online-Bestellprozess oder durch sonstige elektronische Annahmeerklärungen); eine handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich. Die Zustimmung wird revisionssicher protokolliert. Kunden werden über künftige Änderungen dieses Vertragswerks in Textform per E-Mail informiert; die geänderten Fassungen gelten als einbezogen, sofern der Kunde den Vertrag fortsetzt und dem nicht fristgerecht widerspricht.
Zentraler Hinweis:
„Mit Zustimmung zu unseren AGB und Datenschutzbestimmungen erteilen Sie uns die nachstehend geregelten Vollmachten und akzeptieren sämtliche Bedingungen dieses Vertragswerks."
Das Vertragswerk richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB (B2B). Ein gesetzliches Widerrufsrecht besteht nicht; ein etwaiges Widerrufsrecht wird, soweit rechtlich zulässig, abbedungen. Neue Module oder Leistungen können jederzeit über gesonderte Order Forms und ergänzende Datenschutz-Anhänge eingebunden werden; die jeweils aktuelle Fassung wird dem Kunden zugänglich gemacht. Dieses Vertragswerk ist auf den Geschäftsbetrieb der trainity GmbH in Gründung zugeschnitten. Nach Eintragung im Handelsregister (Entfernung des Zusatzes „i. G." und Ergänzung der HRB-Nummer) werden ausschließlich die Firmierungs- und Registernachweise aktualisiert; die zuvor erteilte digitale Zustimmung wirkt ohne erneute Annahmeerklärung fort.
1. Geltungsbereich und Vertragsschluss: Diese AGB gelten für alle Verträge zwischen trainity und dem Kunden über die Nutzung der Terminassistenz-KI und sonstiger Dienstleistungen. Der Kunde bestätigt, Unternehmer im Sinne von § 14 BGB zu sein (kein Verbraucher). Ein Vertrag kommt zustande, indem der Kunde im Online-Bestellprozess den AGB und den Datenschutzbestimmungen zustimmt (z. B. durch Aktivieren einer Checkbox) und trainity die Bestellung elektronisch bestätigt. Die Einbeziehung der AGB wird dem Kunden deutlich angezeigt und muss aktiv akzeptiert werden; ein bloßer Hinweislink im Footer ohne Zustimmung genügt nicht für die Einbeziehung. Mit der digitalen Zustimmung erklärt der Kunde sein Einverständnis mit sämtlichen Dokumenten dieses Vertragswerks. Wichtig: Mit der Zustimmung zu AGB und Datenschutz erteilt der Kunde zugleich die in Abschnitt C beschriebene Spezialvollmacht an trainity und akzeptiert alle nachfolgenden Bedingungen.
2. Leistungen von trainity (Leistungsbeschreibung): trainity bietet eine KI-gestützte Terminassistenz für z. B. Zahnarztpraxen an. Die Leistung umfasst insbesondere:
trainity erbringt alle Leistungen mit der branchenüblichen Sorgfalt und bemüht sich um hohe Verfügbarkeit der Dienste. Eine bestimmte Verfügbarkeit wird in der SLA-Vereinbarung zugesichert (z. B. 99 % im Monatsmittel, siehe Abschnitt A.3).
Hinweis: Die Terminassistenz-KI (bestehend unter dem Produktnamen „KImon") gibt keine medizinischen Ratschläge. Sie ist nicht zur Diagnosestellung oder Therapie bestimmt und daher kein Medizinprodukt im Sinne der einschlägigen Regulierung. Etwaige Gesundheitsinformationen von Patienten werden nur zur Terminfindung genutzt, nicht zur medizinischen Bewertung.
3. Pflichten und Mitwirkung des Kunden: Der Kunde ist dafür verantwortlich, trainity nur solche personenbezogenen Daten bereitzustellen, zu deren Weitergabe und Verarbeitung er berechtigt ist. Insbesondere muss der Kunde von seinen Patienten die nötigen Einwilligungen oder Informationen eingeholt haben, damit die Terminassistenz-KI diese kontaktieren darf (z. B. für automatisierte Anruf-Erinnerungen). Der Kunde stellt sicher, dass die Nutzung der KI ausschließlich für legitime Zwecke erfolgt – insbesondere keine Werbung ohne Einwilligung, keine Nachrichten widerrechtlichen Inhalts und keine Nutzung der API/Services für Spam oder anderweitigen Missbrauch.
Der Kunde hat Vertraulichkeits- und Sicherheitsvorgaben von trainity zu beachten, z. B. Zugangsdaten zur Plattform oder API-Keys sicher zu verwahren. API-Aufrufe des Kunden dürfen nur gemäß den API-Nutzungsbedingungen (Abschnitt A.2) erfolgen – insbesondere darf der Kunde die durch Outbound-Trigger ermöglichten automatischen Anrufe nur senden, wenn Empfänger dem zugestimmt haben oder eine gesetzliche Erlaubnis besteht (z. B. Terminbenachrichtigung bei bestehendem Behandlungsvertrag). Der Kunde informiert trainity unverzüglich, wenn Unregelmäßigkeiten auftreten (z. B. Verdacht auf unbefugten Zugang zur Plattform).
Bei der initialen Einrichtung hat der Kunde ggf. Stammdaten seiner Praxis korrekt anzugeben (Name, Anschrift, Kammernummer etc.), damit trainity im Rahmen der Spezialvollmacht (Abschnitt C) z. B. Rufnummern in seinem Namen beantragen kann. Änderungen dieser Daten sind trainity mitzuteilen. Sofern für die Beantragung von lokalen Telefonnummern oder SIP-Konten Nachweise erforderlich sind (z. B. Mitgliedschaft in der Zahnärztekammer oder Adressnachweise), wird der Kunde diese auf Anforderung bereitstellen.
Nutzung von von trainity bereitgestellten Rufnummern:
trainity kann dem Kunden für die Telefonie eigene, auf trainity registrierte Rufnummern (z. B. lokale oder nationale Festnetznummern von VoIP-Anbietern wie Zadarma o.Ä.) zuweisen. Die rechtliche Inhaberschaft der Rufnummern verbleibt bei trainity. Der Kunde erhält ein nicht übertragbares, einfaches Nutzungsrecht für Inbound- und Outbound-Zwecke im Rahmen der gebuchten Dienste. Der Kunde ist für die inhaltliche Nutzung, die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben (z. B. DSGVO, UWG, TKG) sowie für etwaige Informationspflichten gegenüber Anrufern eigenverantwortlich. Eine Übertragung/Weitergabe oder eigenständige Portierung der Rufnummern ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung von trainity ausgeschlossen. Nach Vertragsende oder Widerruf der Vollmacht endet das Nutzungsrecht; ein Anspruch auf Übertragung besteht nicht.
4. Entgelte, Abrechnung und Zahlungsbedingungen: Die Nutzung der trainity-Dienste erfolgt gegen ein monatliches Nutzungsentgelt (Abonnement). Die genaue Höhe des Entgelts ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung oder dem im Bestellprozess angezeigten Angebot. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt über Stripe als Zahlungsdienstleister. Der Kunde willigt ein, dass die Zahlungen mittels Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über Stripe eingezogen werden. Die Zahlungsabwicklung startet frühestens 5–10 Tage nach Eintragung der trainity GmbH ins Handelsregister (bis dahin kann der Dienst kostenlos getestet bzw. genutzt werden, ohne dass eine Zahlung fällig wird). Die erste Abbuchung erfolgt also innerhalb von 10 Tagen, nachdem trainity den aktiven HRB-Eintrag erhalten hat. Anschließende Zahlungen erfolgen monatlich im Voraus zum jeweiligen Periodenbeginn.
5. Vertragslaufzeit und Kündigung: Sofern nichts Abweichendes vereinbart ist, läuft der Nutzungsvertrag auf unbestimmte Zeit mit monatlicher Abrechnung. Der Vertrag kann vom Kunden jederzeit zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode gekündigt werden (d. h. monatlich zum Monatsende). Eine Kündigung bedarf der Textform (E-Mail ausreichend). Nach Kündigung wird der Account zum Ende der Paid-Periode deaktiviert, und der Kunde hat keinen Zugang mehr zum Service. trainity kann den Vertrag ebenfalls mit einer Frist von 1 Monat zum Monatsende ordentlich kündigen.
6. Nutzungsrechte an der Software: trainity räumt dem Kunden für die Laufzeit des Vertrages ein einfaches, nicht übertragbares Recht ein, die SaaS-Software (Terminassistenz-KI und zugehörige Tools) bestimmungsgemäß zu nutzen. Alle Urheber- und Eigentumsrechte an der Software, der KI-Logik, dem Quellcode sowie an Marken und Logos von trainity verbleiben bei trainity bzw. dessen Lizenzgebern.
7. Verfügbarkeit und SLA: trainity strebt eine hohe Verfügbarkeit der Dienste an. Die Zielverfügbarkeit wird in der SLA (Abschnitt A.3) konkret benannt (z. B. 99 % pro Kalendermonat, ausgenommen angekündigte Wartungsfenster und außerhalb des Einflussbereichs von trainity liegende Störungen).
8. Haftung und Gewährleistung: trainity gewährleistet die Funktionsfähigkeit der bereitgestellten Software im Wesentlichen gemäß Leistungsbeschreibung. Für Schäden haftet trainity – gleich aus welchem Rechtsgrund – nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit unbeschränkt. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet trainity nur für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden aus der Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht).
9. Datenschutz und Auftragsverarbeitung: trainity und der Kunde werden die einschlägigen Datenschutzgesetze, insbesondere die DSGVO, strikt einhalten. Soweit trainity im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten von Patienten verarbeitet (z. B. Kontaktdaten, Termininformationen, Gesprächsaufzeichnungen), gilt trainity als Auftragsverarbeiter und der Kunde als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7, Nr. 8 DSGVO.
10. Vertraulichkeit: Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten geschäftlichen und betrieblichen Informationen der jeweils anderen Partei, die als vertraulich gekennzeichnet sind oder ihrer Natur nach als Geschäftsgeheimnis anzusehen sind, geheim zu halten.
11. Änderungsvorbehalt: trainity ist berechtigt, diese AGB sowie mit dem Vertrag im Zusammenhang stehende Dokumente (inkl. Leistungsbeschreibungen, SLA, Nutzungsbedingungen etc.) mit Wirkung für die Zukunft zu ändern oder zu ergänzen, sofern hierfür ein triftiger Grund vorliegt.
12. Sonstige Bestimmungen: Alle Vereinbarungen, Nebenabreden und Vertragsänderungen bedürfen der Textform (E-Mail ist ausreichend, außer es ist gesetzlich Schriftform gefordert).
13. Anwendbares Recht und Gerichtsstand: Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort ist Oldenburg. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit gesetzlich zulässig – Oldenburg (Oldb.).
Für die B2B-Leistung (Business-to-Business) wird klargestellt, dass kein Widerrufsrecht nach den Vorschriften für Verbraucherverträge besteht. Verbraucher haben bei Fernabsatzverträgen ein 14-tägiges Widerrufsrecht, dieses findet hier keine Anwendung, da ausschließlich Unternehmer kontrahieren.
